Si has hecho bien el planteamiento de tu obra, eso quiere decir que no habrás comenzado su ejecución sin contar con una planificación clara de todos los pasos que hay que dar hasta llegar a la culminación del proyecto.
Al fin de obra.
Pero ahora, mientras la ejecución se desarrolla y ha sido necesario adaptarse a las circunstancias, te pueden surgir las dudas:
¿Cumpliremos el plazo inicialmente previsto?.
¿Nos habremos desviado mucho?.
Para saber eso, es necesario hacer un «seguimiento de la planificación».
El seguimiento de la planificación no es más que una revisión del programa de obra inicial.
Se trata de aportar todos los datos que reflejen lo que realmente ha sucedido hasta la fecha y proyectar en el tiempo la obra que queda por hacer. También se deben realizar los ajustes necesarios para intentar mantener o mejorar los plazos inicialmente fijados.
En este punto, haciendo el seguimiento, es cuando usarás la planificación como la herramienta que es, tal y como ya te avanzaba en «El plazo es la meta».
La interpretación y lectura del seguimiento y sobre todo, la implementación de los ajustes necesarios, te deben ayudar a tomar las decisiones más oportunas y convenientes para llevar a buen puerto tu proyecto. Te explico el proceso de seguimiento de un programa de obra en tres pasos:
Actualizar la información.
Este paso es muy simple.
Si recuerdas, el programa de obra estaba dividido en una relación de tareas, con una duración y un orden determinado, fruto de una relación de precedencias entre ellas. Y todo plasmado en un diagrama de barras ó Cronograma.
Pues bien, ahora lo que toca es repasar las tareas una por una para actualizar:
- La duración. Habrá que indicar el porcentaje de avance de cada tarea. Las que hayan terminado tendrán un 100%, mientras que las que estén por comenzar tendrán un 0%. En medio estarán las tareas actualmente en ejecución a las que habrá que asignar un porcentaje lo más próximo a la realidad. Para ello, el truco está en estimar la duración pendiente y que ésta cuadre con el porcentaje introducido. Hay que señalar que algunas tareas pueden haberse alargado o acortado por cualquier nueva circunstancia. Ahora es el momento de corregirlas.
- Las tareas predecesoras. Puede ser que la relación entre algunas tareas haya cambiado. Actualizar este dato hará que el cronograma se modifique. La mayoría sin embargo, suele seguir con las mismas tareas predecesoras (ya sabes, no podemos pintar un falso techo si antes éste no ha sido colocado).
- Nuevas tareas. También en este punto es necesario que insertes nuevas tareas que hayan podido añadirse al proyecto, así como eliminar aquéllas que hayan desaparecido. Consecuentemente, deberán contar con su duración correspondiente y con sus tareas predecesoras y sucesoras, que debes introducir también.
Proyectar en el tiempo la obra restante.
Una vez realizada la revisión pormenorizada descrita anteriormente, debes asegurarte que la fecha de revisión en el cronograma se corresponde con la actual, en la que haces el seguimiento. Así, las nuevas duraciones pendientes, combinadas con las relaciones de precedencia que también habrás revisado, arrojarán una nueva secuencia de las distintas barras del diagrama, proyectando la obra que resta por ejecutar hasta una nueva fecha de fin de obra que podrá ser:
- Anterior o coincidente con la inicial.
Si esto ocurre, significa que la obra no se ha desviado del objetivo de plazo inicial, siendo viable su consecución en la fecha inicialmente prevista. Has de saber, que aún habiéndose producido cambios notables durante la ejecución, los programas de obra pueden absorber determinados desvíos con las holguras que existen originalmente entre algunas de las tareas.
- Posterior a la inicial.
Tu obra se ha desviado. El plazo se ha desplazado hacia adelante, alargando el final del proyecto. Si el desvío no es asumible según tu criterio, te puedes plantear intentar remediarlo mediante el siguiente paso:
Reprogramación.
Para intentar reconducir la situación que ahora tras el seguimiento, refleja el cronograma, es necesario introducir variaciones que incidan en la fecha del fin de obra. Pero ojo, cada variación supone actuar sobre la realidad de la obra, por lo que habrá que sopesar si dichas variaciones son realmente viables. Así pues, lo primero será localizar el camino crítico de tu cronograma. El camino crítico está formado por las tareas críticas de la obra, que son aquellas que al variar individualmente, hacen variar al conjunto del proyecto, desplazando su fecha de terminación.
Una vez localizadas las tareas críticas, te aconsejo que actúes inicialmente sobre sus relaciones de precedencia, intentando adelantar su comienzo. Esto se consigue solapando más las tareas. Te pongo un ejemplo:
Si inicialmente no pintabas el falso techo hasta que éste no estaba 100% terminado, puedes probar a comenzar a pintar el techo cuando éste se halle ejecutado al 75%, por ejemplo. Si en tu obra esta circunstancia es viable (hay espacio y personal disponible) puedes utilizarla como mejora.
Otra técnica consiste en reducir la duración de las tareas críticas, lo cual suele ser complicado. El reducir la duración de una tarea implica asignar mayores recursos. Siguiendo con el ejemplo, para pintar el falso techo en la mitad de tiempo, harán falta el doble de pintores. Este incremento de recursos no siempre es viable, ya sea por razones de espacio o por razones económicas. En definitiva, tienes que sopesar si realmente es posible para cada caso y aplicarlo en consecuencia.
Una vez repasadas y modificadas convenientemente las tareas críticas, deberás ir ajustando las diferentes medidas a aplicar sobre las mismas hasta que la fecha final del proyecto sea compatible con tu objetivo de plazo.
…Y ya está.
Hemos contestado a la pregunta inicial de este artículo mediante un seguimiento de la planificación. Es conveniente hacer un seguimiento cada vez que estimemos necesario, según el tipo de obra, a fin de tener el control sobre el plazo de la obra.
Espero que mi asesoramiento te sirva de ayuda.
Si quieres que escriba sobre algún tema en particular, ampliar información o aclarar alguna duda que te surja, estoy como siempre, a tu disposición. Aquí puedes dejar tu comentario.
Saludos cordiales.
